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Digitaliza la gestión de kilometraje en tu empresa y olvídate.

Digitaliza la gestión de kilometraje en tu empresa y olvídate.

La gestión de kilometraje es uno de los gastos más opacos y tediosos a los que se enfrenta una compañía cuyos empleados se mueven en coche privado. Joinup trabaja exclusivamente con empresas, así que sabemos muy bien la cantidad de recursos y tiempo que puede consumir esta labor. ¿Quieres conocer las ventajas reales de digitalizar con nosotros este proceso?

Siempre que una responsabilidad o una labor toma importancia en el mundo empresarial actual, inmediatamente se traduce al inglés. Es un buen baremo para ver cuáles son las funciones más valoradas. Pues bien, el responsable de contabilidad, el antiguo contable, el menos antiguo equipo administrativo, ya ha pasado a llamarse “Expense Management”, es decir, el encargado o el equipo que controla el gasto en una empresa. Su objetivo: optimizar sus recursos, evitar gastos innecesarios y obtener mayores beneficios. Importante ¿verdad?

Afortunadamente estos profesionales ya cuentan con herramientas de digitalización que permiten agilizar estas labores y reducir o eliminar el fallo humano, sobre todo en el cuenteo de pequeñas facturas. Este es el caso de la gestión de kilometraje. Por esa razón, y para dar una solución de movilidad global a nuestros clientes, contamos con este servicio en nuestra app. ¿Ventajas? Toma nota:

  • La empresa se olvidará de tener que dedicar horas administrativas a la gestión de tickets y al cotejo de gastos. Evitará el fallo humano y el fraude.
  • El empleado se olvidará de acumular justificantes y adelantar dinero. Cuando active esta opción en la app de su móvil, y solo en este caso, todo quedará registrado automáticamente.
app gestión del kilometraje sin notas de gastos

Punto de partida: las notas de gasto

Ya sean en papel o digitales, las notas u hojas de gasto suelen ser una pesadilla para el empleado y para el departamento administrativo.

Según varios estudios, puede llegar a dedicarse hasta una hora al mes por empleado en esta actividad, algo que no aporta nada desde el punto de vista cualitativo a la empresa. Es uno de esos procesos “necesario”, pero infructuoso. Además el fraude y el error en este tipo de tareas es alto y su cotejo y confirmación consumen aún más tiempo a la empresa.

Es uno de esos procesos “necesario”, pero infructuoso. El fraude y el error en estas tareas es alto

Cómo solucionar definitivamente la gestión de los gastos de kilometraje

Hay sistemas de gestión de kilometraje en el mercado que permiten digitalizar el proceso de registro de estos tipos de gastos. La pregunta clave es en qué se diferencia nuestra solución.

  • Los empleados de otras plataformas establecen de manera manual el origen y el destino de una ruta. Antes de iniciar el desplazamiento fijan ambos parámetros, el sistema carga los kilómetros que lo separan y lo relaciona con los gastos de desplazamiento establecidos.
  • Con Joinup, el empleado activa la aplicación antes de iniciar la ruta y en todo momento está geolocalizado. Esto significa que se registra exactamente la ruta realizada, kilómetro por kilómetro, sin posibilidad de error. Una vez finalizada la ruta (y aún antes ya que la información llega en tiempo real), la información se centraliza evitando el error humano, el fraude o la mala estimación de ruta real.

Joinup, emplea un preciso sistema de geolocalización que registra exactamente la ruta realizada, sin posibilidad de error

Nuestro Back Office te dirá, en tiempo real, todo lo que quieras saber

Estamos seguros de que la mejor forma de ahorro es el control y por eso con Joinup conocerás en tiempo real:

  • La media de kilómetros recorridos por un trabajador.
  • Ciclos, meses u horas en los que se efectúan más desplazamientos.
  • Datos para diseñar una estrategia de movilidad más sostenible.
  • Detectar el fraude o el gasto innecesario…

Toda esta información y el cómputo de gasto estará siempre disponible, en tiempo real, para cualquier auditoria o control departamental. Y si necesitas personalizar la información para adecuarla a los datos más críticos para tu empresa, podemos hacerlo y abrir los campos más importantes para tu empresa.


Ventajas inmediatas de utilizar la plataforma de movilidad Joinup

  • Ahorro económico.
  • Aumento de la productividad.
  • Cumplimiento de la normativa.
  • Agilización y recortar los procesos administrativos.
  • Transparencia para el empleado.
  • Visión global de la dinámica de movilidad para tomar decisiones informadas en base a datos objetivos.
  • La gestión digital permite siempre tener a la vista y disponible el gasto acumulado sin tener que esperar al cierre del mes.

gestión del kilometraje y sus ventajas inmediatas

Recuperación del IVA en los gastos de viaje

Uno de los principales problemas a los que se enfrenta una compañía cuyos empleados se mueven en coche privado, es poder llevar un registro meticuloso de todos esos gastos para poder recuperar el IVA.

La Ley del Impuesto Sobre el Valor Añadido establece los casos en que se puede aplicar esta deducción, aunque en ocasiones no es lo suficientemente precisa como para responder a todos los casos.

En principio esta gestión puede parecer una labor complicada que no compensa el importe a recuperar. Son gastos con un valor unitario pequeño que se diluyen en la contabilidad de la empresa, pero, si los sumamos, veremos que el monto total es más que significativo. Cada año, más del 70% del IVA pagado por las empresas no se recupera y la razón es lo complicado que puede llegar a ser el registro de todos estos pequeños gastos.

En general el tipo impositivo IVA estándar se sitúa entre el 10 y el 20%, aunque varía de un país a otro. Los gastos que genera un profesional en el viaje de negocios están, casi siempre, sujetos a estos impuestos. Pero, por ejemplo, el IVA aplicado al combustible no puede recuperarse sistemáticamente, sino que hay que poder demostrar que el motivo del trayecto es profesional.

Más del 70% del IVA pagado por empresas no se recupera y la razón es lo complicado que es el registro de estos pequeños gastos.

Por ejemplo, para recuperar el 21% del IVA de la gasolina, es necesario demostrar que el vehículo está destinado a la actividad profesional. Normalmente esa deducción solo es del 50%, aunque puede llegar al 100% en casos como los comerciales que utilizan un vehículo de empresa. De todos modos es necesario demostrar la vinculación entre el viaje y la actividad laboral. Además, el vehículo debe estar destinado total o parcialmente a dicha actividad (y demostrarlo).

Visto así es fácil entender por qué estamos ante una de las pesadillas del departamento administrativo. Por eso estamos convencidos que nuestra plataforma de movilidad puede agilizar el proceso de gestión de kilometraje de manera rotunda y así lo demuestran nuestros clientes.  

¿Te unes a Joinup? Solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre nuestra solución de movilidad. ¡Ya puedes ir olvidándote de las notas de gasto!

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