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¿Cuál es el gasto real de un viaje de negocios de tu empresa?

¿Cuál es el gasto real de un viaje de negocios de tu empresa?

Ésta es una pregunta clave si tu empresa tiene a empleados viajando y, aunque te parezca simple, la clave está en la palabra REAL. Spoiler: ojo con los gastos ocultos, esos de pequeña cuantía que gotean y gotean hasta llenar el vaso.

Un ejemplo claro de estos gastos en un viaje de negocios, esos que descuadran el presupuesto, son los relativos al transporte terrestre, especialmente a los traslados en taxi. Es difícil establecer una media de cuánto suponen, depende mucho de la región, pero en EMEA, si tomamos como ejemplo Alemania, el gasto medio puede ser de 161 euros al día, según Statista, aunque en algunas ciudades como Ginebra pueden dispararse.

Viajes de negocio rentables

Hablamos del ROI de un viaje de negocios. Ya pocos dudan que hay viajes evitables, que no aportan nada, pero otros muchos son imprescindibles para una empresa. Es en estos en los que debemos focalizarnos para adecuar las necesidades al presupuesto y garantizar que se alcanzan los objetivos establecidos. Afortunadamente, la inversión en viajes de negocios suele ser muy rentable: según un estudio de Oxford Economics, las empresas ingresaron alrededor de 12 euros por cada euro invertido.

Para mejorar este retorno de la inversión y aumentar el beneficio (sin reducir la calidad) es necesario llevar a cabo un proceso que permita seguir la trazabilidad de todo el desplazamiento. Esto es digitalizar la operativa en todo lo posible.

Es muy común que el presupuesto o la estimación de gasto de un viaje se reduzca a las partidas más visibles: vuelos, hoteles y comida. Pero sabemos que en un viaje de negocios hay otros costes ocultos que pueden hacer que el presupuesto se resienta.

Este es el caso de los traslados en taxi, es decir, todos los desplazamientos que un profesional debe hacer para moverse del aeropuerto o la estación, hasta el hotel, el centro de convenciones o las oficinas del cliente… La cuantía puede ser muy importante sobre todo si lo dejamos a la improvisación y en manos de la gestión del empleado. Puede ser muy costoso en términos económicos y en términos de tiempo.

¿Todavía no sabes que la política de viajes no se lee?

Muchos responsables invierten mucho tiempo en la redacción de largos documentos en los que se recoge todas las directrices que deben regir los viajes corporativos. No te vamos a engañar, no suelen valer de mucho. Son farragosos, extensos y poco enfocados. El empleado no suele tener el tiempo necesario para leerse todas estas páginas y bucear hasta llegar al punto que le interesa.

Por ello, es importante adelantarnos a la dinámica del viaje y apostar por soluciones que permitan automatizar todos los procesos posibles. Contar con una solución digital que permita centralizar toda la información de estos costes en tiempo real es la clave. Y es que estos datos te permiten saber cuánto dinero se está gastando en cada viaje, cuánto presupuesto se corresponde con la movilidad en taxi y permite controlar el gasto y reducir los costes de manera exponencial.

En datos concretos

  • Aproximadamente un 90% de las empresas no sabría decir que supone en el gasto de viajes el transporte terrestre.
  • El traslado en taxis durante el viaje puede llegar a suponer un 10% del total del presupuesto.
  • El coste de viajes de negocio suele superar en un 12% el presupuesto inicial (en una media anual) por estos gastos no cuantificados.
  • El 50% de los empleados no se sienten cómodos con adelantar dinero o acumular tickets. La mayoría, según Finextra, apuntan a que es una fuente importante de estrés.
  • Aún perviven algunas prácticas como dar la factura en blanco para que la rellene el propio usuario o hacer redondeos al alza desproporcionados.

Empleados alineados con la empresa

Lograr esa sinergia entre el empleado y la compañía no es siempre fácil y debe tener beneficios para ambas partes. Una mejora del seguimiento del viaje de negocios debe también traducirse en comodidad y agilidad para el usuario. Es imprescindible que los viajeros de empresa puedan tener una herramienta, como nuestra app, que les permita hacer todas estas gestiones de manera rápida y ágil, sin necesidad de acumular facturas o estar expuestos a tarifas fraudulentas. Tener la seguridad de que siempre encontrarán un servicio de taxis de alta calidad, fiable y conocido, aumenta su bienestar durante el viaje.

Pero no solo nos interesa eso, queremos que el usuario sienta que está en sinergia con la política de la empresa, que se sienta seguro y que haga suyas las premisas empresariales. Por ello, en nuestra app, podrá seleccionar taxi ECO y eléctrico lo que permite reducir de manera exponencial la huella de carbono de su viaje. La reducción de las emisiones de carbono supera el 49% respecto a una flota convencional. Esto alinea los viajes de negocios con la política de sostenibilidad de la empresa y hace partícipe al usuario.

Digitalización y automatización de lo prescindible

Según Gartner, el 69% del trabajo diario estará automatizado para 2024. Serán todas esas tareas que roban tiempo a los departamentos y que no significan una mejora cualitativa para la empresa las que entren en este proceso.

Un claro ejemplo es la contabilización de los gastos de viaje de negocios. Tanto el propio usuario (obligado a acumular tickets y cubrir hojas de gasto), como la empresa (tiempo de administración, reclamaciones, gestión en deducción de IVA…) se beneficiarán de esta digitalización de los traslados en taxi.

En el Back Office de Joinup toda la actividad queda recogida en tiempo real, sin sorpresas ni errores. Cada gasto, por pequeño que sea, queda recogido y detallado. Lo tenemos claro, nuestra solución es cómoda para el usuario y cómodo para la empresa.

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