Joinup

Blog

Política de viajes: la piedra angular de la movilidad de tu empresa

Política de viajes: la piedra angular de la movilidad de tu empresa

La mayoría de las empresas tienen claro que tener una política de viajes adecuada es clave para tener control sobre el gasto de movilidad. Es la única forma de tener bajo control los gastos que derivan de los traslados y movimientos de los empleados.

¿Por qué es importante una política de viajes?

Primero porque permite que el empleado sepa el marco en el que se mueve y al que se debe adecuar. Esta información es muy importante para que él se sienta cómodo y no le asalten dudas a la hora de organizar sus desplazamientos. Saber que tus prácticas están dentro del marco normativo de la empresa da, en contra de lo que se piensa, mucha confianza y libertad.

Además permite a la empresa ahorrar costes que derivan de la improvisación. Es muy común que, hasta el momento de establecer este marco normativo, estos gastos de pequeño importe pasen desapercibidos. Solo una vez que se establece y se compara el gasto de la compañía antes y después, se toma conciencia del ahorro que supone.

Punto de partida: flancos débiles de la gestión tradicional de los gastos de movilidad

Según un estudio realizado por Emburse Certify los principales puntos débiles para la gestión de viajes y gastos, según los propios responsables de movilidad, son:

  • El 53% de los encuestados apunta a que los empleados pierden recibos en papel o presentan gastos sin recibos.
  • El 41% señala que los empleados no presentan los informes a tiempo.
  • El 35% ve como una pérdida el tiempo conciliar, revisar y aprobar informes.
  • El 27% apunta errores en el informe (códigos incorrectos, importes de pago…) como un problema en la rentabilidad de tiempo de tu equipo administrativo.
  • El 26 % ve como un problema la dificultad de conciliar todos los datos y tener una visión global.

Seguro que coincides con ellos en uno o varios puntos. Sabemos que esta labor tediosa y que no aporta ningún valor añadido real, puede consumir grandes recursos de tu empresa. Por ello estamos convencidos que digitalizar y automatizar todo este procedimiento puede suponer un cambio notable y muy importante a la hora de recortar tiempo y gastos.

Joinup - Política de viajes

¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrenta una empresa que quiere controlar su gasto?

Según el mismo informe, hay cinco puntos principales o retos a mejorar en una estrategia T&E (Viajes y Gastos):

  • Poca visibilidad de los datos de T&E.
  • Falta de control sobre los gastos de viajes.
  • Necesidad de reducir los costes de procesamiento de informes de dichos gastos.
  • Ciclos de reembolso inconsistentes y prolongados.
  • Casos frecuentes de viajes/gastos no conformes.

Hay empresas que llegan a destinar hasta un 10% de su presupuesto a la movilidad. Y es que, aunque muchas veces se establece un modus operandi para viajes de larga duración o que conllevan desplazamientos largos, puede descuidarse el gasto de viajes por carretera o dentro de las ciudades, que son mucho más rutinarios y frecuentes. Según este mismo estudio, los costes de desplazamientos de empleados por carretera son los más importantes, llegando a suponer un 17% del total.

¿En qué vas a notar el ahorro al tener una política de movilidad digitalizada?

Una plataforma de movilidad como la que ofrecemos en Joinup permite supervisar y controlar todos estos gastos de una manera automática y en tiempo real. Lo notarás en:

  • Ahorro de gastos que derivan de una mal uso o fraude.
  • Ahorro de costes en viajes duplicados, no planificados y sin sinergias.
  • Ahorro de costes en tiempos administrativos.
  • Ahorro al tener centralizado todo el gasto y poder desgravar impuestos.

Un único proveedor y una única plataforma para moveros con libertad y control

Uno de los principales problemas que notamos al empezar a trabajar con un cliente, es que no tiene centralizada toda su movilidad. Los gastos que se generan una vez que los empleados empiezan a moverse son diversos y puede volverse un gran problema.

¿Parte de tu plantilla tiene coche propio y necesitan contabilizar kilometraje? ¿Hacen uso de parking? ¿Otros se mueven en taxi?  Esto puede ser un quebradero de cabeza especialmente cuando se tienen varios proveedores o plataformas que cubren solamente una parte de las necesidades.  Es vital centralizar el gasto.

Con Joinup conseguirás:

  • Mejora la experiencia del empleado: La clave es que se mueva con comodidad y sencillez. Te proponemos una app que da respuesta a todas sus necesidades, sin tener que manejar nada más. Todos los servicios en un único perfil adecuado a sus necesidades.
  • Con Joinup, la empresa pasa a tener una visión 360º de toda su movilidad en tiempo real. Sabe qué está ocurriendo en el momento que lo necesita y mantiene el control del gasto sin tener que esperar a que se cierre el mes.
  • La Una política de movilidad alineada con los principios de la empresa:
  • Cuidado de tus empleados. Ya sabes que el talento se retiene de muchas formas. Una de ellas es facilitando su día a día.
  • Cuidado del medioambiente: tu RSC tiene mucho que ver con la movilidad. ¿Quieres cuidar tu ciudad? ¿Reducir la huella de carbono de tu compañía? ¿Quieres que tu empresa se asocie a un transporte ECO o eléctrico? Pues nosotros te lo facilitamos.

Más de 10 años trabajando por y para el mundo corporativo. Más de 600 clientes de distintos sectores y altamente competitivos ya trabajan con nosotros. Queremos escucharte, dinos ¿qué necesitas?

Otras historias interesantes